浅谈高校档案利用工作的研究

　　【摘要】高校档案工作在高校快速发展进程在发挥着十分重要的作用，也随着高校近年来的快速发展而不断增加，并呈现出复杂化和多样化的趋势。
　　【关键词】高校；档案利用
　　
　　随着社会档案意思的不断增强，人们在日常工作和生活中利用档案的事务越来越多，档案为凭的事例屡见不鲜。高校档案是全校师生员工在教学、科研、党政管理及其他各项活动中所形成的归档保存备查的文件材料，是学校发展的历史纪录，更是学校工作中不可或缺的组成部分。
　　高校档案利用工作是高校档案工作的根本目的，也是高校档案工作的中心环节。档案人员需要深入实际，了解和熟悉学校各部门的工作特点和对档案需求的规律性，编制各种检索工作严格执行查、借阅制度，做好编研工作，开展咨询服务，及时向广大师生员工了解利用档案的效果实例，以此来宣传档案工作，增强全员档案意识，对反馈的利用工作信息进行分析研究，及时改进。
　　1.当前高校档案利用工作中存在的问题及原因
　　高校档案利用工作已经有了很大进展，但是也存在不少问题：一是档案本身门类不全，内容单一和文件材料收集不全；二是主体面窄、利用目的单一；三是服务意识不强、方式被动、自我宣传不够、基础工作薄弱、编研水平低、工作人员素质有待提高、技术水平有待改进；四是领导不重视，全民档案意识薄弱，严重制约着高校档案的利用。
　　就高校档案利用工作来讲，导致一系列问题出现的原因可以归结为以下几点。
　　1.1从高校档案馆的性质来讲
　　它本质上就是高校档案的收集、保管和利用场所，它的所有工作都是为高校服务的，馆藏档案有很强的专指性，社会性不强，这就导致对高校档案的利用需求面非常狭窄。
　　1.2从高校档案馆的地位来讲
　　高校的主要任务和工作是教学和科研，档案馆只是一个辅助部门，这就导致档案馆在高校的边缘化地位。领导不重视、各方面投入不足也在情理之中。
　　1.3从档案意识来讲
　　长久以来的传统思想依然根深蒂固，在某些领导眼中，档案馆依然是一个养闲人的部门，在教职工和学生心目中，档案馆依然是一个神秘的“机关衙门”。这一方面导致档案馆工作人员更新换代非常慢，素质难以短时间内提高，另一方面，利用需求薄弱，即使有也不会第一时间想到档案馆。
　　1.4从体制来讲
　　目前学校的体制依然是官本位体制，尤其是对于高校档案馆这种涉密性较强的单位来讲，保密和利用控制更加严格，这就导致利用手续繁琐、程序复杂，一定程度上限制了高校档案的利用。
　　2.高校档案利用工作的特点
　　高校档案本身的属性和利用工作的特殊性导致高校档案的利用不同于其他档案利用的特点，高校档案馆所处的环境与其他类型的档案馆完全不同，而且高校档案本身由于其内容和收集周期的差异，导致高校档案利用呈现出自己独特的特点。
　　2.1社会性不强
　　高校档案是高校教学、科研、管理等活动的历史记录，它的内容决定了它不可能有广泛的社会需求，高校档案的利用主体主要是高校内部各部门、个人以及少量的学生等，甚至某一部门形成的档案最大的利用主体就是本部门本身，高校档案利用率不高说到底也是这一特点的一种表现。
　　2.2时效性很强
　　高校档案的收集周期以学年为单位，而且收集的档案大部分是对本校各部门、教职工和学生开放的。由于高校档案的利用主体主要是学校内部的部门和个人，因此高校档案的时效性就更加明显。而其他档案馆保存的档案，按规定一般是自形成之日起满三十年才能向社会开放，相比较而言时效性就显得差一些。
　　2.3周期性明显
　　从类别上看，高校档案中教学档案的数量最多、利用频率也是最高的，这与学校以教学工作为中心是相一致的。于此相对应，高校档案的利用在实践中呈现出明显的周期性就不足为怪了。
　　2.4波动性强
　　高校档案利用与高校政策及建设紧密相关，如高校校园建设、本教学评估等，会使高校基建档案、教学档案、行政档案等的需求量陡然增加，相应的利用数量也会突然增大，因此从纵向比较来看，各年份的利用波动也非常大。
　　3.改善高校档案利用工作的建议与措施
　　3.1提高全员档案意识
　　档案利用工作直接受档案意识强弱的牵制，要增强全员档案意识，一要及时宣传党和国家关于档案工作的方针、政策，提高人们对档案工作的重要性和必要性的认识；另一方面要采取多种形式，宣传档案工作的实效，揭示档案及档案工作与高校改革发展，各大工作环节乃至教职工个人切实利益的紧密关系，使人们通过看得见的实例，加深对档案及档案工作性质、地位和作用的认识，并以此影响人们的档案行为，提高全员档案意识，促进档案利用工作。
　　3.2重点对待利用率较高的档案
　　据统计高校档案的利用率一般在7%—10%之间，因此我们有必要对这不足10%的档案重点照顾。除了要保证此类利用频率较高档案的齐全完整外，还需要在编目、编研等工作方面做适度倾斜。比如我校档案馆就为利用频率高的教学档案、基建档案等编制了专题目录；我们还为近几年利用频率特别高的档案建立了专题目录，大大方便了利用者。
　　3.3做好档案工作的未雨绸缪
　　高校档案的利用有很强的周期性和波动性，也具有较强的可预见性。作为高校档案工作者，我们要时刻关注学校乃至各部门、各系的动态，对于能够利用到的档案要事先做好相关的准备工作，如熟悉档案的基本情况、编制专题档案目录等。比如学校财务处下发了关于审核教职员工职称和工资的通知，那么相关的财会档案和人事档案必将迎来一个大规模利用的高峰期，这时候做些未雨绸缪的工作，是十分必要地。
　　总之，档案利用是高校赖以存在和发展的基础，要做好档案的利用工作，必须强化全员的档案意识，发挥档案工作人员的主观能动性，在档案立卷科学化和规范化的基础上，开展多渠道、多途径的编研与检索，这样才能满足当前信息社会需要多方位查找档案的要求。